13 bước để bảo vệ bí mật thương mại

Mặc dầu danh sách dưới đây chưa phải là đầy đủ nhưng chủ nhân của các bí mật thương mại cần tiến hành một số biện pháp trong đó để giữ an toàn cho các bí mật thương mại của mình:

1. Yêu cầu các nhân viên, chuyên gia tư vấn, những người ký hợp đồng nhượng quyền (li-xăng) phải ký các thỏa thuận về giữ bí mật công việc và không bộc lộ các thông tin mật;
2. hạn chế tiếp cận các bí mật thương mại, ví dụ chỉ một số người nhất định mới được tiếp cận các hồ sơ và dữ liệu bí mật thương mại và khi tiếp cận phải tuân thủ những quy định về bảo mật;
3. Các tài liệu và hồ sơ chứa bí mật thương mại phải được cất giữ trong các tủ an toàn;
4. hạn chế và đánh số thứ tự và số trang các bản sao những tài liệu mật;
5. cấm chuyển, mang tài liệu chứa các bí mật thương mại khỏi công ty;
6. giữ quyền được khám xét các đồ dùng cá nhân và xe ô tô của nhân viên nếu có các vi phạm về chính sách an ninh, bảo mật;
7. duy trì và thực hiện các chính sách rõ ràng về thông tin mật;
8. đào tạo và hướng dẫn các nhân viên, chuyên gia tư vấn, những bên ký hợp đồng nhượng quyền (li-xăng) không chia sẻ thông tin công ty với các bên bên ngoài;
9. thực hiện sao tài liệu bằng giấy mầu để việc sao tiếp khó khăn hơn;
10. mã hóa các bí mật thương mại lưu giữ ở dạng điện tử;
11. bảo vệ các file và directory máy tính bằng password;
12. tách các nhiệm vụ giữa các nhân viên hoặc các đơn vị phân phát thông tin;
13. thiết lập một quy trình báo cáo nhằm khuyến khích các nhân viên phát hiện những hành vi vi phạm hoặc hành vi không phù hợp nhưng không gây các tác động tiêu cực cho người báo cáo.

PHAM & ASSOCIATES

(Theo  How Uncle Sam can protect your trade secrets – Managing IP, March 2010)